Uvod u informacijski sustav uredskog poslovanja
Ovaj informacijski sustav nastao je radi modernizacije uredskog poslovanja u javnim ustanovama. Glavna ideja je jednostavna: svi službeni dokumenti, predmeti, akti i evidencije vode se digitalno, uredno i sigurno, umjesto kroz papirnate mape, fascikle i registratore.
Sustav se sastoji od više međusobno povezanih dijelova, ali najvažnije je znati da se sve pokreće iz Dolibarr platforme.
Dolibarr – osnovna platforma sustava
Dolibarr je temeljni programski sustav u kojem se korisnici prijavljuju i rade.
On osigurava:
- korisnička imena i lozinke
- prava i ovlasti
- organizaciju odjela, službi i radnih mjesta
- zajedničko sučelje
- prikaz modula i funkcija dostupnih korisniku
U Dolibarru su aktivni samo oni moduli koji su potrebni ustanovi.
Jedan od modula koji se priključuje na Dolibarr je SEUP.
Drugim riječima:
Dolibarr je "kuća", a SEUP je "uređeni ured" u toj kući.
Svi djelatnici se prijavljuju u Dolibarr, a nakon prijave koriste funkcije SEUP-a unutar istog sustava, bez dodatnih prijava i bez prebacivanja između aplikacija.
SEUP – modul za uredsko poslovanje
SEUP (Sustav Elektroničkog Uredskog Poslovanja) je specijalizirani modul koji radi unutar Dolibarra.
Namijenjen je svim službenicima koji vode predmete, zaprimanja, otpreme i službene spise.
U njemu se evidentira sve što inače vodimo kroz:
- urudžbeni zapisnik,
- knjigu primljene pošte,
- knjigu otpremljene pošte,
- fascikle predmeta,
- akte i priloge,
- arhivske spisovne jedinice.
SEUP zamjenjuje sve to u digitalnom obliku.
Ostale komponente sustava
1. Cloud Hub (sigurno spremište dokumenata)
Cloud Hub je posebno odvojeni sustav na zasebnom serveru.
2. OnlyOffice
OnlyOffice je program za izradu i uređivanje dokumenata.
3. Lokalne kopije (Windows klijent)
Sinkronizirane kopije za rad bez interneta.
4. Obavijesti o promjenama
Obavijesti o svim izmjenama predmeta i dokumenata.
Glavne funkcije SEUP-a
1. Predmeti
2. Arhiva predmeta
3. Zaprimanje
4. Otprema
5. Funkcije unutar predmeta
6. Suradnici
7. Arhivska građa
Za kraj
Video uvod u sustav
Cijeli sustav je zamišljen tako da službenik radi jednako kao i do sada, ali s manje papira i više reda.
- Dolibarr pruža okruženje.
- SEUP vodi službene postupke.
- Cloud Hub čuva dokumente.
- OnlyOffice služi za izradu akata.