Uvod u informacijski sustav uredskog poslovanja
Ovaj informacijski sustav nastao je radi modernizacije uredskog poslovanja u javnim ustanovama. Glavna ideja je jednostavna: svi službeni dokumenti, predmeti, akti i evidencije vode se digitalno, uredno i sigurno, umjesto kroz papirnate mape, fascikle i registratore.
Sustav se sastoji od više međusobno povezanih dijelova, ali najvažnije je znati da se sve pokreće iz Dolibarr platforme.
Dolibarr – osnovna platforma sustava
Dolibarr je temeljni programski sustav u kojem se korisnici prijavljuju i rade.
On osigurava:
- korisnička imena i lozinke
- prava i ovlasti
- organizaciju odjela, službi i radnih mjesta
- zajedničko sučelje
- prikaz modula i funkcija dostupnih korisniku
U Dolibarru su aktivni samo oni moduli koji su potrebni ustanovi.
Jedan od modula koji se priključuje na Dolibarr je SEUP.
Drugim riječima:
Dolibarr je "kuća", a SEUP je "uređeni ured" u toj kući.
Svi djelatnici se prijavljuju u Dolibarr, a nakon prijave koriste funkcije SEUP-a unutar istog sustava, bez dodatnih prijava i bez prebacivanja između aplikacija.
SEUP – modul za uredsko poslovanje
SEUP (Sustav Elektroničkog Uredskog Poslovanja) je specijalizirani modul koji radi unutar Dolibarra.
Namijenjen je svim službenicima koji vode predmete, zaprimanja, otpreme i službene spise.
U njemu se evidentira sve što inače vodimo kroz:
- urudžbeni zapisnik,
- knjigu primljene pošte,
- knjigu otpremljene pošte,
- fascikle predmeta,
- akte i priloge,
- arhivske spisovne jedinice.
SEUP zamjenjuje sve to u digitalnom obliku.
Ostale komponente sustava
Kako bi rad bio potpun, sustav koristi nekoliko tehničkih sastavnica, ali sve one rade u pozadini.
Za korisnika je važno samo razumjeti osnovnu svrhu:
1. Cloud Hub (sigurno spremište dokumenata)
Cloud Hub je posebno odvojeni sustav na zasebnom serveru.
U njemu se fizički nalaze svi dokumenti koji pripadaju predmetima, aktima i prilozima.
Za službenika to izgleda ovako:
- svaki predmet ima svoju mapu
- svi dokumenti su uredno raspoređeni
- samo ovlaštene osobe mogu pristupiti
- dokumenti se ne gube i uvijek se mogu pregledati
Cloud Hub također sadrži:
- kalendare,
- okruženje za mail,
- mogućnost dijeljenja mapa,
- te mogućnost slanja cijelog predmeta kao datoteke ili sigurne poveznice za preuzimanje.
Dokumenti koje dostavljaju suradnici mogu se najprije smjestiti u Cloud Hub, zatim unutar SEUP-a razvrstati i upariti s točnim predmetom kao akt ili prilog.
2. OnlyOffice
OnlyOffice je program za izradu i uređivanje dokumenata poput:
- akata,
- odluka,
- dopisa,
- obrazaca.
Radi kao poseban servis, ali je povezan s ostatkom sustava i omogućuje izradu dokumenata bez potrebe za preuzimanjem na računalo.
3. Lokalne kopije (Windows klijent)
Za one koji rade na terenu ili žele imati pristup dokumentima i kada nemaju internet, postoji mogućnost sinkroniziranih kopija na službenim računalima.
Određene mape s dokumentima mogu se automatski održavati i lokalno, a sustav se pobrine da sve ostane usklađeno.
4. Obavijesti o promjenama
Korisnici mogu primati obavijesti o izmjenama predmeta i dokumentacije, uključujući:
- dodane akte,
- nove priloge,
- pristigla zaprimanja,
- otpreme,
- izmjene u predmetu.
Obavijesti je moguće primati i na mobilne uređaje.
Glavne funkcije SEUP-a
Rad u SEUP-u vodi se oko nekoliko ključnih dijelova, koje djelatnici koriste u svom svakodnevnom poslu:
1. Predmeti
Predmet predstavlja glavni službeni spis.
U njemu se čuvaju:
- osnovni podaci,
- urudžbeni broj,
- klasifikacijska oznaka,
- zadužena osoba,
- akta i prilozi,
- povijest radnji,
- povezani dokumenti.
Predmet čini središte svih radnji u sustavu.
2. Arhiva predmeta
Predmeti koji su završeni mogu se arhivirati.
Takvi predmeti ostaju dostupni za pregled, ali se više ne vode kao aktivni.
Arhiva omogućuje:
- jednostavno pretraživanje,
- pripremu dokumentacije za uvid,
- revizijske provjere,
- izradu izvješća.
3. Zaprimanje (ulazna pošta)
Zaprimanje je evidencija svih pošiljki koje ulaze u ustanovu.
Kod zaprimanja se upisuje:
- pošiljatelj,
- datum,
- način zaprimanja,
- opis i napomena,
- pripada li dokument postojećem predmetu ili se otvara novi.
Skenirani dokument može se odmah spremiti, a službenik bira što se dalje radi s njim.
Zaprimanje je digitalna knjiga ulaznih pošiljki.
4. Otprema (izlazna pošta)
Otprema je evidencija sve pošte koja izlazi iz ustanove:
- rješenja,
- dopisi,
- zaključci,
- službene obavijesti.
Upisuju se:
- primatelj,
- datum slanja,
- način slanja,
- predmet ili akt kojem pripada.
Potvrde slanja (npr. povratnice) mogu se pohraniti kao prilozi.
5. Funkcije unutar predmeta
Kod svakog predmeta postoje dodatne radnje:
Akti
Službeni dokumenti koji pripadaju predmetu:
- rješenja,
- zaključci,
- dopisi,
- žalbe i drugo.
Prilozi
Skenovi, podloge, izjave, nacrti, fotografije i ostali materijali vezani uz akt ili predmet.
Omot spisa
Prikaz osnovnih podataka:
- naziv,
- urudžbeni broj,
- klasifikacijska oznaka,
- popis akata,
- popis priloga,
- povijest rada.
Može se pregledati i ispisati.
Predpregled i ispis dokumentacije
Sustav priprema predmet u urednom, preglednom obliku za ispis ili arhiviranje.
Otprema iz predmeta
Ako se dokument šalje kao službena isprava, korisnik može odmah iz predmeta pripremiti podatke za otpremu.
Zaprimanje u predmet
Ako se naknadno zaprimi dokument koji se odnosi na postojeći predmet, on se može upisati kao akt ili prilog.
6. Suradnici
Vanjske pravne ili fizičke osobe mogu biti evidentirane kao suradnici.
Njihovi dokumenti mogu se:
- sortirati,
- prepoznati kao ulazni materijal,
- i upariti sa stvarnim predmetom.
7. Arhivska građa
Predmeti koji su trajno riješeni mogu se odvojiti kao arhivska jedinica, ali ostaju dostupni za pregled i eventualni uvid.
Za kraj
Cijeli sustav je zamišljen tako da službenik radi jednako kao i do sada, ali s manje papira i više reda.
Ne traži informatičko znanje — samo uobičajenu uredsku praksu.
- Dolibarr pruža okruženje, pristup i organizaciju.
- SEUP vodi službene postupke, dokumente i spisovnu evidenciju.
- Cloud Hub čuva sve dokumente na odvojenoj, sigurnoj lokaciji.
- OnlyOffice služi za izradu i uređivanje akata.