Što su Postavke?

Stranica Postavke služi za pripremu sustava prije početka rada i za povremene izmjene tijekom rada (npr. novi zaposlenik, nova klasifikacija, novi suradnik).

Postavke najčešće koristi:

• administrator sustava,
• voditelj pisarnice,
• druga ovlaštena osoba.

Na ekranu se nalaze kartice (pločice). Svaka kartica otvara jedan dio postavki.

Obavezni redoslijed pri prvom pokretanju sustava

Zbog povezanosti podataka u pozadini sustava, važno je poštovati sljedeći redoslijed podešavanja:

1. Podaci o Ustanovi (Admin)
2. Oznaka Ustanove
3. Zaposlenici (Admin)
4. Interne Oznake Korisnika
5. Klasifikacijske Oznake
6. Treće Osobe
7. Vrste Arhivskog Gradiva
8. Backup i Izvoz (Admin) – po potrebi

1. Podaci o Ustanovi (Admin)

Ova kartica se uvijek popunjava prva.

Ovdje se upisuju službeni podaci ustanove:

• puni naziv ustanove,
• adresa i mjesto,
• OIB,
• telefon i e-mail,
• službeni logo ustanove.

Ovi podaci se koriste na svim dokumentima, omotima spisa i drugim ispisima. Bez ispravnih podataka o ustanovi, dokumenti formalno nemaju ispravno zaglavlje.

2. Oznaka Ustanove

Nakon unosa osnovnih podataka o ustanovi, podešava se Oznaka Ustanove.

Ovdje se upisuje:

• Oznaka ustanove (npr. 2177-1-3),
• Naziv ustanove.

Ova oznaka se automatski koristi u urudžbenim brojevima i drugim službenim oznakama. Nakon što se jednom postavi, više se ne mora ručno upisivati kod svakog predmeta.

3. Zaposlenici (Admin)

U ovom dijelu se vode svi korisnički računi zaposlenika koji rade u sustavu.

Ovdje se radi:

• otvaranje novih korisničkih računa,
• dodjeljivanje korisničkih imena i lozinki,
• dodjeljivanje prava pristupa.

Svaka osoba kojoj se kasnije dodjeljuje interna oznaka mora prvo postojati među Zaposlenicima.

Ovo područje obično koristi administrator ili ovlaštena osoba, ne klasični referent.

4. Interne Oznake Korisnika

U ovom dijelu se svakom zaposleniku dodjeljuje njegova interna oznaka i naziv radnog mjesta.

Te interne oznake se koriste u:

• urudžbenim brojevima,
• potpisima,
• izvještajima,
• evidenciji rada po osobama.

Dodavanje nove interne oznake

1. U polje Ime korisnika počne se upisivati ime zaposlenika.
2. Iz ponuđenog popisa odabere se ispravna osoba.
3. Upiše se redni broj (npr. 01, 02, 03...).
4. Upiše se radno mjesto (npr. “Ravnatelj”, “Referent”, “Viši stručni suradnik”).
5. Spremi se zapis.

Uređivanje postojeće interne oznake

1. U tražilicu se upiše ime korisnika.
2. Iz liste se odabere željeni korisnik.
3. Izmijene se redni broj i/ili naziv radnog mjesta.
4. Spremi se promjena ili obriše zapis, ako više nije potreban.

5. Klasifikacijske Oznake

U ovom dijelu se definira sustav klasifikacije predmeta koji se koristi u ustanovi.

Za svaku klasifikacijsku oznaku upisuje se:

• Klasa (3 znamenke),
• Sadržaj (2 znamenke),
• Broj dosjea,
• Vrijeme čuvanja (u godinama),
• Opis klasifikacije.

Primjer klasifikacijske oznake:

008-01-25-04

Bez pravilno upisanih klasifikacijskih oznaka predmet se ne može ispravno otvoriti i evidentirati. Ove oznake se najčešće unose jednom, prema pravilniku arhiva, a kasnije samo dopunjuju po potrebi.

6. Treće Osobe

U ovom dijelu se vodi adresar svih vanjskih subjekata s kojima ustanova posluje:

• druge ustanove,
• tvrtke,
• projektanti,
• odvjetnici,
• građani (ako se vode kao kontakti).

Za svaku treću osobu mogu se upisati:

• naziv,
• OIB,
• adresa,
• kontakt osoba,
• telefon i e-mail.

Ovaj adresar se koristi kod zaprimanja i otpreme pošte te pri povezivanju trećih osoba s predmetima.

7. Vrste Arhivskog Gradiva

Ovdje se definiraju vrste gradiva koje se koriste prilikom arhiviranja predmeta.

Primjeri vrsta arhivskog gradiva:

• Ugovori,
• Rješenja,
• Prostorni planovi,
• Dopisi,
• Fotodokumentacija.

Pri zatvaranju i arhiviranju predmeta, odabire se odgovarajuća vrsta arhivskog gradiva iz ovog popisa, kako bi se kasnije lakše pretraživala arhiva.

8. Backup i Izvoz (Admin)

Ovaj dio je predviđen za sigurnosne kopije i izvoz podataka.

Ovdje se mogu:

• izrađivati sigurnosne kopije baze podataka,
• izvoziti podaci za dodatnu obradu ili arhiviranje.

Ovaj dio u pravilu koristi administrator ili informatička služba, a ne referenti u redovnom radu.

Sažetak za referenta

U svakodnevnom radu referent najčešće koristi:

• Treće Osobe – provjera i unos suradnika i stranaka,
• povremeno Interne Oznake Korisnika – ako se mijenjaju radna mjesta ili dodaju nove osobe.

Ostale kartice većinom služe za početno podešavanje i administraciju sustava i mijenjaju se rijetko.