Obavezni redoslijed prvog podešavanja

Zbog povezanosti između podataka, preporučeni redoslijed inicijalnog punjenja Postavki je:

1. Podaci o ustanovi (Admin)
2. Oznaka ustanove
3. Zaposlenici (Admin)
4. Interne oznake korisnika
5. Klasifikacijske oznake
6. Treće osobe
7. Vrste arhivskog gradiva
8. Backup i izvoz (Admin) – po potrebi

1. Podaci o ustanovi (Admin)

Ovdje se unose službeni podaci ustanove:

• puni naziv ustanove,
• adresa i mjesto,
• OIB,
• telefon i e-mail,
• službeni logo.

Ovi podaci automatski se koriste na dokumentima, ispisima i omotima spisa. Bez tog unosa sustav ne može ispravno generirati službene dokumente.

2. Oznaka ustanove

U ovoj kartici upisuje se službena oznaka ustanove (npr. 2177-1-3) te naziv ustanove.

• Oznaka se koristi u svim urudžbenim brojevima.
• Nakon upisa automatski se primjenjuje u cijelom sustavu.

3. Zaposlenici (Admin)

Ovdje se održava popis svih korisnika koji se prijavljuju u sustav.

U kartici je moguće:

• dodati nove zaposlenike,
• uređivati postojeće korisničke račune,
• upravljati pravima pristupa.

Svaki djelatnik mora postojati ovdje kako bi mu se kasnije mogla dodijeliti interna oznaka.

4. Interne oznake korisnika

Za svakog zaposlenika dodjeljuje se interna oznaka (01, 02, 03…) i radno mjesto.

Ove oznake koriste se u:

• urudžbenim brojevima,
• potpisima,
• internim radnim evidencijama,
• izvještajima.

Dodavanje nove interne oznake

1. Upisati ime korisnika i odabrati ga s liste.
2. Unijeti redni broj (01–99).
3. Upisati naziv radnog mjesta.
4. Spremiti zapis.

Uređivanje postojećih oznaka

1. U pretragu upisati ime zaposlenika.
2. Odabrati zapis iz liste.
3. Izmijeniti podatke po potrebi.
4. Spremiti ili obrisati zapis.

5. Klasifikacijske oznake

Ovdje se definira sustav klasifikacije predmeta koji ustanova koristi.

Za svaku klasifikacijsku oznaku unosi se:

• Klasa – 3 znamenke,
• Sadržaj – 2 znamenke,
• Broj dosjea,
• Vrijeme čuvanja,
• Opis.

Klasifikacijske oznake temelj su svakog predmeta i moraju biti ispravno unesene prije korištenja sustava.

6. Treće osobe

Kartica Treće osobe predstavlja adresar vanjskih subjekata s kojima ustanova radi.

Ovdje se mogu dodavati:

• tvrtke,
• ustanove,
• projektanti,
• odvjetnici,
• građani.

Podaci o trećim osobama koriste se pri zaprimanjima, otpremama i povezivanju dokumenata s predmetima.

7. Vrste arhivskog gradiva

Ovdje se definiraju kategorije arhivske građe koje se koriste pri arhiviranju predmeta.

Primjeri vrsta:

• Rješenja
• Ugovori
• Dopisi
• Prostorni planovi
• Prilozi i fotodokumentacija

Vrste gradiva pomažu u urednom i strukturiranom arhiviranju predmeta.

8. Backup i izvoz (Admin)

Ova kartica omogućuje izradu sigurnosne kopije baze i izvoz podataka. Koristi je isključivo administrator ili informatička služba.

Sažetak za referente

Referenti najčešće koriste:

• Treće osobe
• Interne oznake korisnika (po potrebi)

Ostale postavke uglavnom ostaju nepromijenjene nakon inicijalnog unošenja.